Centralizzare foto e video nel digital asset management

La centralizzazione dei contenuti è la ragion d’essere del DAM. Quando si decide di avviare un progetto di Digital Asset Management, lo si fa per mettere ordine alla propria libreria multimediale e avere la certezza di reperire immediatamente foto e video utili alle diverse attività di comunicazione.

Avere una libreria multimediale centralizzata permette di:

In questo articolo parleremo di come è cambiata la produzione degli asset digitali negli ultimi anni e di come favorire l’utilizzo del DAM come unica fonte autoritativa del materiale aziendale.

Produzione decentralizzata degli asset digitali e collaborazione nel DAM

In origine, la produzione di contenuti multimediali per le aziende era principalmente di competenza dei dipartimenti di comunicazione. Questi si occupavano di organizzare servizi fotografici e video; il materiale prodotto dalle agenzie veniva consegnato tramite dischi esterni o, più recentemente, via WeTransfer e poi si procedeva, nella maggior parte dei casi, all'archiviazione in cartelle aziendali condivise.

Chi segue il nostro blog, sa che questo non è un valido modo di lavorare. In uno dei nostri precedenti articoli abbiamo approfondito le caratteristiche di un sistema di archiviazione foto efficiente. Gestire risorse multimediali attraverso un software DAM vuol dire anche avere la possibilità di gestire workflow per il caricamento di foto e video nell’archivio digitale, utilizzando tassonomie e/o vocabolari controllati. Così facendo, non c’è più bisogno di accentrare tutto il lavoro nelle mani del team di comunicazione, a cui resta la funzione di approvazione e monitoraggio. Fotografi, videomaker ed agenzie possono caricare foto e video direttamente nel Digital Asset Management e associare i metadati rilevanti in base a quanto prestabilito.

Ci sono poi i contenuti realizzati da altri dipendenti, come ad esempio quelli realizzati con il telefono da ingegneri e operai nei cantieri per documentare i lavori o i contenuti grafici creati online tramite applicazioni.

Per molte aziende si sta configurando una nuova organizzazione collaborativa.

Come facilitare la centralizzazione dei contenuti nel DAM

Spetta ai gestori di immagini e librerie multimediali cercare le risorse ovunque si trovino all'interno dell'azienda. Devono contattare tutti i reparti per scoprire chi produce quale contenuto e per quali scopi. Una volta individuati i produttori degli asset digitali, resta la parte più difficile: far capire a tutte le persone coinvolte che prendersi il tempo necessario per trasmettere le risorse con le informazioni correlate è indispensabile. Quest'attività infatti è spesso percepita come lunga e noiosa. Come convincerli a rendere disponibili tutti i contenuti nella piattaforma di Digital Asset Management?

Di seguito qualche consiglio per riuscire a centralizzare gli asset con successo:

  • Semplificare i processi. Più tempo è necessario per aggiungere contenuti, meno persone saranno disposte a contribuire. E’ consigliabile un form per caricare foto e video con tre o quattro informazioni chiave per l'indicizzazione. Se il processo è rapido, ci sarà maggiore propensione ad inserire gli asset nel DAM.
  • Automatizzare la compilazione dei metadati, quando possibile. Ancora meglio del contributo manuale, quando possibile, è la compilazione automatica delle keyword con l’intelligenza artificiale. Il software DAM MomaPIX permette inoltre alcune azioni per modificare automaticamente i metadati, a partire dalle informazioni disponibili. Ad esempio, è possibile ricavare il titolo dell'immagine dal nome della cartella del file system di provenienza.
  • Informare gli stakeholder dei nuovi contenuti disponibili nel DAM. Per far sì che il DAM venga riconosciuto come fonte univoca dei contenuti multimediali, è essenziale far sapere che vengono caricate regolarmente nuove risorse. Gli strumenti di email marketing integrati su MomaPIX permettono di creare newsletter a partire dai contenuti caricati nel DAM. E’ anche possibile personalizzare la home page con le foto e i video più recenti. Vedere che il DAM viene costantemente arricchito renderà i contributori più desiderosi di migliorare l'esaustività dei contenuti disponibili.
  • Valorizzare e promuovere il DAM all’interno dell’azienda. Se il management aziendale comunica l'importanza di centralizzare i contenuti e supporta il processo di centralizzazione delle risorse, i team diventano più consapevoli che il DAM è strategico per la comunicazione aziendale. Fornendo casi d'uso del DAM in cui si evince il risparmio di tempo e il valore che è stato portato all’azienda, sarà più facile convincere i contributori ad aggiungere i loro contenuti.

Contattaci per ulteriori spunti su come riuscire a centralizzare le risorse multimediali in un’unica piattaforma. Avvia subito il tuo progetto di Digital Asset Management.

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