La centralizzazione dei contenuti è la ragion d’essere del DAM. Quando si decide di avviare un progetto di Digital Asset Management, lo si fa per mettere ordine alla propria libreria multimediale e avere la certezza di reperire immediatamente foto e video utili alle diverse attività di comunicazione.
Avere una libreria multimediale centralizzata permette di:
In questo articolo parleremo di come è cambiata la produzione degli asset digitali negli ultimi anni e di come favorire l’utilizzo del DAM come unica fonte autoritativa del materiale aziendale.
In origine, la produzione di contenuti multimediali per le aziende era principalmente di competenza dei dipartimenti di comunicazione. Questi si occupavano di organizzare servizi fotografici e video; il materiale prodotto dalle agenzie veniva consegnato tramite dischi esterni o, più recentemente, via WeTransfer e poi si procedeva, nella maggior parte dei casi, all'archiviazione in cartelle aziendali condivise.
Chi segue il nostro blog, sa che questo non è un valido modo di lavorare. In uno dei nostri precedenti articoli abbiamo approfondito le caratteristiche di un sistema di archiviazione foto efficiente. Gestire risorse multimediali attraverso un software DAM vuol dire anche avere la possibilità di gestire workflow per il caricamento di foto e video nell’archivio digitale, utilizzando tassonomie e/o vocabolari controllati. Così facendo, non c’è più bisogno di accentrare tutto il lavoro nelle mani del team di comunicazione, a cui resta la funzione di approvazione e monitoraggio. Fotografi, videomaker ed agenzie possono caricare foto e video direttamente nel Digital Asset Management e associare i metadati rilevanti in base a quanto prestabilito.
Ci sono poi i contenuti realizzati da altri dipendenti, come ad esempio quelli realizzati con il telefono da ingegneri e operai nei cantieri per documentare i lavori o i contenuti grafici creati online tramite applicazioni.
Per molte aziende si sta configurando una nuova organizzazione collaborativa.
Spetta ai gestori di immagini e librerie multimediali cercare le risorse ovunque si trovino all'interno dell'azienda. Devono contattare tutti i reparti per scoprire chi produce quale contenuto e per quali scopi. Una volta individuati i produttori degli asset digitali, resta la parte più difficile: far capire a tutte le persone coinvolte che prendersi il tempo necessario per trasmettere le risorse con le informazioni correlate è indispensabile. Quest'attività infatti è spesso percepita come lunga e noiosa. Come convincerli a rendere disponibili tutti i contenuti nella piattaforma di Digital Asset Management?
Di seguito qualche consiglio per riuscire a centralizzare gli asset con successo:
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