DAM di successo

Implementare una soluzione DAM è un compito tutt’altro che banale. Per centrare gli obiettivi della strategia digitale, a cominciare dal controllo delle risorse multimediali e dalla riduzione del time-to-market, bisogna seguire determinati criteri durante tutte le fasi del progetto di adozione del Digital Asset Management.

Dalla definizione dei requisiti alla sistemazione dell’archivio e verifica dei metadati, arrivando alla realizzazione vera e propria del DAM è opportuno fare riferimento alle best practise per un Digital Asset Management di successo.

In questo articolo ti suggeriamo 10 mosse che garantiranno la messa a punto di un progetto strutturato, con il risultato di avere a disposizione una piattaforma DAM efficace.

Come avviare un progetto di Digital Asset Management

Per avviare un progetto di Digital Asset Management di successo ci sono 3 comportamenti che ti faranno partire con il piede giusto.

1.Coinvolgere da subito i futuri utilizzatori della piattaforma DAM. Costruire un team di progetto trasversale è utile per raccogliere le varie esigenze e far emergere diversi punti di vista. Scopo del DAM è migliorare i processi in atto, dunque è essenziale conoscerli bene per capire dove e come intervenire. Una partecipazione allargata alla fase di setup facilita la comprensione dei bisogni e la propensione ad accettare il cambiamento indotto dalla nuova tecnologia.

  1. Analizzare le soluzioni DAM adottate in contesti simili a quello in cui si opera. Guardare cosa hanno fatto i competitor può essere una fonte di ispirazione idonea a capire cosa ha funzionato e cosa no.

  2. Standardizzare la tipologia dei contenuti. Prima di partire con l’implementazione di un DAM è necessario mettere d’accordo i vari reparti coinvolti su come organizzare le risorse digitale da inserire in archivio.

Se hai seguito questi tre suggerimenti sei partito bene e sei già a metà dell’opera. Puoi passare alla fase di indicizzazione dei contenuti con buone prospettive sulla riuscita del progetto di realizzazione del DAM.

Come organizzare i contenuti su una piattaforma DAM

Organizzare immagini, video e documenti dell’archivio aziendale è indispensabile per rendere il DAM uno strumento efficace. Non si può partire subito con il caricamento dei contenuti, è indispensabile fare ordine preventivamente.

Ecco alcuni suggerimenti per l’archiviazione nel Digital Asset Management:

  1. Creare un thesaurus per le parole chiave. E’ importante definire un vocabolario controllato nel DAM da utilizzare per descrivere le risorse creative con un linguaggio comune all’interno dell’organizzazione. Se si consente ad ogni utente di scegliere i termini, verrà meno la coerenza tra i contenuti multimediali e la ricerca sarà più complicata.

  2. Controllare il lavoro dell'intelligenza artificiale. L'intelligenza artificiale nel Digital Asset Management può facilmente proporre parole chiave per le immagini e far risparmiare tanto tempo, questo è vero. Tuttavia non si può prescindere da un successivo controllo dell’autotagging, per avere la certezza che quanto proposto sia aderente ai contenuti effettivi.

  3. Guidare gli utenti nel caricamento dei contenuti, indicando quali campi compilare. Per archiviare i contenuti in modo omogeneo, è possibile inserire immagini e video nel Digital Asset Management attraverso un form per l’upload guidato che obbliga gli utenti ad inserire tutti i metadati che l’azienda ha valutato importanti per descrivere il proprio asset.

  4. Ordinare il materiale prima di copiarlo nel DAM. E’ assolutamente conveniente utilizzare il cambio di piattaforma come un'opportunità per ordinare i propri asset, eliminare duplicati o file per i quali i diritti sono scaduti. Gli utenti potranno così usufruire solo ed esclusivamente di materiali approvati ed aggiornati, per una corretta gestione del brand.

3 errori da evitare nell’implementazione del Digital Asset Management.

Spesso di dice:”Se lo conosci, lo eviti”. Concetto che naturalmente si applica anche al Digital Asset Management. Conoscere gli errori più comuni da evitare nell’implementazione di un DAM può portare sulla strada del successo. Ve ne proponiamo 3:

  1. Sottovalutare la formazione degli utenti. Le funzionalità del Digital Asset Management sono tante. Se non vengono rese note, il software DAM non sarà sfruttato al massimo e si otterranno meno vantaggi. Per questo è utile schedulare dei training non solo per il personale che dovrà occuparsi della gestione dell’archivio online, ma anche per chi dovrà usufruire dei contenuti.

  2. Assegnare ruoli e permessi del Digital Asset Management con superficialità, senza definire workflow. Ogni utente deve essere consapevole di quello che può fare in autonomia sulla piattaforma DAM e dei nuovi flussi di lavoro da seguire. Curare questi aspetti è la chiave per accelerare i processi aziendali.

  3. Evitare di monitorare le performance del DAM. Consultare i report del Digital Asset Management permette di comprendere da chi e come vengono utilizzate le risorse digitali e, conseguentemente, di identificare nuove esigenze aziendali riferite ai contenuti multimediali. L’analisi delle statistiche suggerisce soluzioni in via dinamica.

In sintesi, il Digital Asset Management deve essere preso seriamente in tutte le sue fasi di realizzazione. Contattaci per avviare il tuo progetto, ti aiuteremo a formalizzare le tue esigenze e ad implementare il DAM in modalità agile. Il team a te dedicato si occuperà anche della formazione dei tuoi utenti e sarà di supporto al cambiamento.

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