Mantenere il controllo sui contenuti con il Digital Asset Management

Il Digital Asset Management è un sistema integrato che permette di gestire i contenuti in modo strategico e centralizzato.

Gli asset sono risorse digitali che hanno valore per l’azienda, in quanto possono essere utilizzati in varie fasi della comunicazione ed in tempi diversi. Ne fanno parte, ad esempio: immagini, video, loghi, registrazioni audio, documenti testuali etc.

Senza l’adozione dei principi del DAM, i contenuti multimediali sfuggono al controllo, perché non vengono attuate azioni basilari per realizzare quest’obiettivo.

Una metodologia di gestione corretta dell’asset prevede:

• la catalogazione dei contenuti
• la definizione di una strategia di metadati, per nominare e descrivere al meglio i file
• l’applicazione dei diritti di utilizzo
• la condivisione delle risorse con le sole persone autorizzate etc.

Vediamo in che modo è possibile assumere il controllo dei contenuti multimediali con il Digital Asset Management.

Come definire permessi e ruoli con la piattaforma DAM

Definire i permessi di visualizzazione, modifica, download e condivisione dell’asset digitale è una delle azioni principali per mantenere il controllo dei contenuti multimediali.

L’azienda dovrà allocare risorse per decidere “chi può fare cosa” ma, senza dubbio, si tratta di tempo ben speso, che si rivelerà remunerativo sotto molteplici aspetti. Ogni file sarà accessibile esclusivamente dal personale autorizzato. Di conseguenza, una volta stabiliti i permessi e i ruoli nella gestione di foto e video, i processi saranno fluidi e si avrà la certezza di non incorrere in utilizzi incauti del materiale.

Una piattaforma di Digital Asset Management permette di creare un’utenza personale per ogni dipendente, collaboratore o partner o anche di avvalersi per questo del sistema di SSO già presente in azienda.

I permessi del digital asset management assegnati in base ai ruoli riguardano:

• Il caricamento di foto, video o documenti in archivio
• L’approvazione e l’effettiva pubblicazione dei materiali
• La definizione di limiti sulla visualizzazione e sul download di determinate sezioni dell’archivio o singoli asset
• La possibilità di commentare e modificare i contenuti work in progress
• La creazione di nuove utenze e gruppi
• La condivisione dell’asset digitale tramite e-mail o link
• L’invio di newsletter a partire dai contenuti dell’archivio

Reportistica sulle ricerche e sul download di foto e video

Abbiamo visto che il Digital Asset Management evita il rischio di un utilizzo incontrollato dei contenuti multimediali. Al contrario, la creazione di utenze in cui si definiscono specifici permessi consente di sapere in ogni momento “chi fa cosa”.

Il monitoraggio dei processi del digital asset viene effettuato attraverso la reportistica su qualsiasi attività svolta sulla piattaforma DAM, dal caricamento dei file, passando per la loro modifica, la ricerca, la condivisione via mail o codice embed ed il download.

I report ottenuti attraverso MomaPIX DAM possono essere ampiamente personalizzati. E’ possibile infatti definire quali dati mostrare e in quale ordine, con il dettaglio dell’indirizzo IP dal quale è stata eseguita l’attività. Inoltre, tutti i report relativi all’archivio di foto e video possono essere scaricati in Excel, oltre che consultati online all’interno del software.