Gestione condivisa degli asset digitali
Ci sono tanti buoni motivi per adottare un software DAM, uno di questi è la necessità di flussi di lavoro intelligenti e ottimizzati per la gestione di foto e video. Ogni organizzazione ha bisogno di un modo per garantire che l’approvazione, l'uso e la distribuzione delle risorse creative sostengano le strategie e gli obiettivi stabiliti.
Il digital asset management standardizza processi frammentati in un workflow definito che favorisce la collaborazione tra i team e coinvolge solamente gli utenti interessati.
Raccolte condivise di immagini e video nell’archivio centralizzato
Tra gli strumenti di collaborazione del software DAM ci sono le raccolte condivise di immagini e video (o lightbox). Si tratta di cartelle online di preferiti in cui è possibile raccogliere una selezione di contenuti per i quali è necessario attivare un processo di approvazione.
Un tipico scenario è quello per il quale l’area marketing aziendale chiede all’agenzia partner di effettuare una ricerca immagini per un determinato materiale di comunicazione. L’agenzia crea un lightbox dove inserisce le proposte di foto e lo condivide via e-mail o inviando un link, con i responsabili del marketing. Questi potranno visionare, commentare ed approvare il lavoro dell’agenzia nell’ambiente sicuro dell’archivio centralizzato.
La possibilità di aggiungere commenti ai files condivisi è un’altra delle funzioni che agevolano la collaborazione nell’archivio digitale tra diversi team, interni e/o esterni all’azienda. È disponibile tutta la cronologia dei commenti, con indicazione del nome utente che l’ha inserito e il dettaglio di data e ora.
Workflow per il caricamento di foto e video nell’archivio digitale
I workflow definiti attraverso il software DAM assicurano che siano presenti esclusivamente contenuti approvati e aggiornati nell’archivio digitale. Per archiviare i contenuti in modo omogeneo, è previsto un form accessibile via web per l'upload guidato in cui è possibile inserire un vocabolario controllato derivato dalla tassonomia adottata dall’azienda, che obbliga gli utenti ad inserire tutti i metadati che l’azienda ha valutato importanti per descrivere il proprio asset.
Scegliendo un tag dal vocabolario controllato e sfruttando le classificazioni sfaccettate, i file caricati sul digital asset management possono essere automaticamente collocati in una struttura ad albero definibile a priori dall'utente.
Ad esempio, se un’azienda che produce elementi di arredo in legno volesse catalogare in una specifica categoria i tavoli e dividere la stessa in due sotto-categorie, supponiamo “interni” ed “esterni”, al momento del caricamento dei file in archivio sarà sufficiente specificare il tag associato all'articolo trattato e il software automaticamente provvederà a collocarlo nella giusta posizione (il nodo dell'albero associato al tag).
Workflow per la gestione condivisa degli asset digitali
L’intero workflow per la gestione dell’asset creativo viene automatizzato. Ad ogni utente vengono assegnati ruoli e permessi ben precisi, di conseguenza l’approvazione delle foto e video nel software DAM è gestita attraverso un processo ben definito. Per fare un esempio, fotografi, videomaker e creativi caricano immagini e video nella sezione privata dell’archivio digitale. Gli stakeholder competenti vengono avvisati dell'upload da una notifica via mail inviata dal DAM in modo che possano visionare i materiali e decidere quali contenuti pubblicare sull’archivio digitale.