Gestion partagée des actifs numériques
Il existe de nombreuses bonnes raisons d'adopter le logiciel de DAM, l’une d’elles est la nécessité de flux de travail intelligents et optimisés pour la gestion des photos et des vidéos. Chaque organisation a besoin d’un moyen de s’assurer que l’approbation, l’utilisation et la distribution des ressources créatives soutiennent les stratégies et les objectifs fixés.
Le digital asset management standardise les processus fragmentés dans un flux de travail défini qui favorise la collaboration entre les équipes et implique uniquement les utilisateurs intéressés.
Collections partagées d’images et de vidéos dans l’archive centralisée
Parmi les outils de collaboration du logiciel de DAM, il y a les collections partagées d'images et de vidéo (ou lightbox). Ce sont des dossiers de favoris en ligne où vous pouvez regrouper une sélection de contenus pour lesquels un processus d’approbation doit être activé.
Un scénario typique est celui dans lequel le service du marketing d’entreprise demande à l’agence partenaire de rechercher des images pour un matériel de communication donné. L’agence crée une lightbox où elle insère les propositions de photos et les partage par courriel ou en envoyant un lien, avec les responsables marketing. Ils pourront visualiser, commenter et approuver le travail de l’agence dans l’environnement sécurisé de l’archive centralisée.
La possibilité d’ajouter des commentaires aux fichiers partagés est une autre des fonctions qui facilitent la collaboration dans l'archive entre différentes équipes, internes et/ou externes à l’entreprise. Tout l’historique des commentaires est disponible, avec indication du nom d’utilisateur qui l’a saisi et le détail de la date et de l’heure.
Flux de travail pour télécharger des photos et des vidéos dans les archives numériques
Les flux de travail définis via le logiciel DAM garantissent que seuls les contenus approuvés et mis à jour sont présents dans les archives numériques.
Pour archiver les contenus de façon homogène, un formulaire accessible via Internet peut être téléchargé et contient un vocabulaire contrôlé dérivé de la taxonomie adoptée pat l’entreprise qui oblige les utilisateurs à ajouter toutes les métadonnées que l’entreprise a évolué pour décrire son actif.
En choisissant une balise dans le vocabulaire contrôlé et en exploitant les classements à multiples facettes, les fichiers téléchargés sur le digital asset management peuvent être automatiquement placés dans une structure arborescente qui peut être définie a priori par l'utilisateur. Par exemple, si une entreprise qui produit des meubles en bois souhaite cataloguer les tables dans une catégorie spécifique et la diviser en deux sous-catégories, intérieur et extérieur par exemple, lors du téléchargement des fichiers dans l’archive, il sera suffisant de spécifier la balise associée à l’article traité et le logiciel le placera automatiquement dans la bonne position (le nœud de l’arbre associé à la balise).
Flux de travail pour la gestion partagée des actifs numériques
L’ensemble du flux de travail pour la gestion de l'actif créatif est automatisé.
Chaque utilisateur se voit attribuer des rôles et des autorisations bien spécifiques, par conséquent l’approbation des photos et des vidéos dans le logiciel DAM est gérée via un processus bien défini.
Pour donner un exemple, les photographes, vidéastes et créateurs téléchargent des images et des vidéos dans la rubrique privée de l’archive numérique. Les parties prenantes compétentes sont informées du téléchargement par un courriel de notification envoyé par le DAM afin qu’elles puissent consulter les matériels et décider du contenu à publier sur l’archive numérique.