Benvenuti alla settima puntata di “Tutti i segreti del DAM!” Oggi vi parliamo di come un digital asset management software sia in grado di garantire alle aziende che vengano utilizzati solamente immagini e video autorizzati. Questa certezza deriva principalmente da tre fattori: permessi predefiniti per ogni utente, workflow di approvazione e filtri in upload.

 

D: Nella mia azienda tanti dipendenti e collaboratori caricano immagini e video nelle cartelle dell’intranet o sui sistemi gratuiti in cloud. Riscontriamo una confusione di ruoli per la quale non sappiamo se i contenuti siano effettivamente autorizzati/aggiornati. In che modo potremmo avere la certezza di utilizzare il materiale corretto?

R: Un software DAM offre la possibilità di impostare permessi personalizzati per ogni utente o gruppo di utenti.

Essendo i profili predefiniti, c’è la certezza su “chi possa fare cosa” sull’archivio. Solo i dipendenti ai quali sono stati assegnati determinati ruoli potranno intervenire in vari modi sui contenuti dell’archivio (es. accedere, caricare, sostituire, modificare etc.). Inoltre ogni attività eseguita dagli utenti è tracciata dal software e consultabile nei report da chi ne ha il permesso.

I permessi per ogni utente o gruppo possono essere modificati o revocati da chi, a sua volta, è autorizzato a gestire gli accessi.

 

D: Quando in agenzia lavoriamo alla realizzazione delle comunicazioni, circola tanto materiale tra noi account manager ed il reparto creativo, prima di condividere le proposte con i clienti. In che modo potremmo avere la certezza che il cliente abbia a disposizione il materiale corretto?

R: Un software DAM è in grado di agevolare le relazioni tra i diversi reparti aziendali e gli utenti esterni. MomaPIX presenta tre diverse sezioni in archivio: la parte pubblica, quella privata ed il cestino. Dovendo gestire tanti clienti, un’agenzia creativa può sfruttare le potenzialità del digital asset management per avere tutto il materiale in uno repository. In questo caso specifico, il reparto creativo può caricare nella sezione privata tutti i contenuti che servono per arrivare alla proposta finale. Gli account manager potranno fare ordine spostando ciò che non serve nel cestino e condividendo nella sezione pubblica lo specifico materiale d’interesse del cliente il quale, accedendo all’archivio, visualizzerà solamente i contenuti ad esso riservati.

 

D: Quando in azienda organizziamo un evento importante, diversi fotografi si occupano di realizzare i servizi. In che modo potremmo essere certi di avere a disposizione immagini adeguate?

R:  Un software DAM permette di stabilire dei parametri rispetto ai quali accettare o meno il caricamento dei contenuti. Ad esempio, impostando un filtro sulla risoluzione o sulla compilazione di determinati campi descrittivi delle immagini, si ha la certezza di poter usufruire di contenuti in linea con gli utilizzi che si intende fare.