Benvenuti alla seconda puntata di “Tutti i segreti del DAM”!

Oggi parliamo di come un digital asset management software sia in grado di mettere ordine alla disorganizzazione dei contenuti digitali.

Nella puntata precedente, abbiamo visto che un software DAM permette di indicizzare tutti i metadati associati alle immagini e ai video. Questo garantisce che, digitando parole pertinenti rispetto al contenuto ricercato, si ha la certezza di trovarlo immediatamente.

Vorremmo mettere in evidenza altri elementi per cui questo sistema è da preferire rispetto alle modalità di ricerca di un file system o di un sistema gratuito in cloud.

D: Le immagini di prodotto della mia azienda sono catalogate in modo molto articolato. Per trovare un contenuto è necessario aprire tante cartelle e sottocartelle, con grande dispendio di tempo. C’è una soluzione diversa?

R: Un software DAM è dotato di un motore di ricerca molto efficiente, che supera la logica delle cartelle e sottocartelle. Non è necessario sapere dove andare a recuperare uno specifico materiale. L’importante è che, da qualche parte nei metadati (i campi che descrivono le immagini), siano state inserite le informazioni che descrivono quel file.

Ogni azienda ha esigenze peculiari di classificazione delle immagini.

Per questo MomaPIX DAM permette la personalizzazione dei metadati. Nella fase di avvio del progetto per strutturare l’archivio online, l’azienda indica gli elementi che descrivono i loro contenuti. Il team di MomaPIX provvederà a personalizzare la scheda dei metadati con quegli elementi.

D: Utilizzando Google Drive come archivio per le immagini e i video aziendali, ho difficoltà nel trovare i risultati desiderati, in quanto li ritrovo sparsi invece che nella cartella che avevo immaginato. C’è una soluzione diversa?

R: La struttura di cartelle e sottocartelle che si può definire in un sistema cloud che non sa un software DAM non è fissa. Questo rappresenta una problematica basilare, che impedisce una ricerca efficiente.

Non essendo possibile definire a monte permessi d’accesso differenziati tra gli utenti, può arrivare il neo-assunto di turno o il collega poco preciso ed inserire contenuti sparsi, invece di inserirli nella cartella corretta che faciliterebbe la ricerca.

Ognuno può aggiungere nuove cartelle a proprio piacimento, creando caos.

Un digital asset management software permette di organizzare i contenuti secondo un albero di navigazione già definito, che rispecchia le modalità di classificazione dei diversi contenuti.

Gli utenti pertanto, quando devono inserire nuovi files, non lo fanno secondo un criterio personale bensì in base alla struttura pensata per l’archivio.

Inoltre, MomaPIX DAM mette a disposizione anche un uploader personalizzato per guidare gli utenti nell’organizzazione dei contenuti digitali sull’archivio online centralizzato.

Questo fa sì che si abbia la certezza che i file caricati in archivio siano corredati dei metadati precedentemente identificati per rendere i materiali facilmente ricercabili. Con questi filtri per l’upload, si elimina il rischio di ritrovarsi in archivio contenuti difficilmente ricercabili perché non descritti correttamente.

Tra le tante opzioni personalizzabili, c’è la possibilità di indicare un set di parole chiave tra quelle proposte dal software.

D: Nella ricerca dei contenuti, pur digitando chiavi di ricerca pertinenti, ho difficoltà nel trovare quello che cerco. C’è una soluzione diversa?

R: Che si tratti di una ricerca su file system o su un cloud, il motore di ricerca è carente in diversi aspetti che permettano di trovare rapidamente i contenuti.

Una soluzione per ricerche rapide ed efficienti c’è e si chiama MomaPIX DAM.

Di base, l’algoritmo di ricerca prende in considerazione la rilevanza.

Questo vuol dire che vengono mostrate per prime le foto in cui le chiavi di ricerca inserite dall’utente sono più rilevanti nell’ambito dei metadati con cui le foto sono descritte.

Si mostrano tra i primi risultati le immagini che, ad esempio, hanno come unica parola chiave quella cercata dall’utente, piuttosto che le immagini che contengono più parole chiave oltre a quella ricercata.

Più accurata è la compilazione dei metadati, maggiori informazioni saranno disponibili per la ricerca delle immagini e conseguentemente migliori saranno i risultati della ricerca.

Oltre alla rilevanza, possono entrare in gioco:

  • Operatori booleani – gli operatori logici AND, OR, NOT permettono di combinare in vario modo più parole nella stessa ricerca. Con AND si cercano le immagini in cui le parole chiave digitate dall’utente devono essere tutte contenute all’interno dei metadati; con OR deve essere presente almeno una delle parole ricercate (ma anche tutte); con NOT si escludono le immagini che contengono la parola chiave specificata.
  • Stemming: processo di riduzione di una parola alla sua radice al fine di espandere i risultati di una ricerca (es. Walk – walking – walked). In pratica, il motore può considerare o meno nella ricerca tutte le declinazioni di una parola a partire dalla sua radice, incluse le forme maschile/femminile, singolare/plurale.
  • Thesaurus: un dizionario di sinonimi grazie al quale il software è in grado di espandere la ricerca (ad es. digitando happy mood – la ricerca può essere estesa automaticamente anche a good mood in quanto le due combinazioni si ritengono simili). L’azienda può fornire un thesaurus adeguato alle parole chiave che descrivono il proprio patrimonio di immagini.
  • Suggeritore: dopo aver digitato le prime tre lettere di una parola, MomaPIX DAM propone le parole chiave associate ai contenuti presenti in archivio per facilitare ulteriormente la ricerca

Non perdete la prossima puntata per scoprire ulteriori differenze tra un digital asset management e il cloud.