La tua azienda potrebbe aver bisogno di un software DAM proprio ora…e non lo sa

Che tutte le aziende abbiano a che fare con immagini, video e documenti è un dato di fatto. Ogni giorno vengono prodotti nuovi contenuti digitali, di conseguenza l’archivio si amplia continuamente.

Il principale problema generato da questa situazione è il tempo perso a cercare i file di cui si ha bisogno. Anche la mancata gestione dell’archivio digitale, tuttavia, genera inefficienze che troppo spesso vengono trascurate. Si tratta di un pezzo importante della strategia digitale, che può migliorare la comunicazione aziendale sia all’interno (favorendo la collaborazione tra i dipendenti) che all’esterno (con clienti e stakeholders).

Se ci fosse adeguata consapevolezza dei vantaggi che può portare l’utilizzo di un software DAM, probabilmente noi del team di MomaSoft dovremmo cambiare ufficio per fare spazio ai nuovi software developer da assumere!

Attualmente non c’è ancora un elevato livello di conoscenza in quest’ambito, lo vediamo dal numero di ricerche mensili su Google di parole chiave come “digital asset management software”, “software DAM”, “media asset management software”, “gestione archivio foto e video”.

Dal 2006 la nostra azienda risolve le problematiche legate alla gestione, distribuzione e vendita dei contenuti digitali, proponendo MomaPIX come SaaS (software as a service). Il nostro target storico è rappresentato dalle agenzie fotografiche, per le quali immagini e video rappresentano il patrimonio essenziale.
Siamo specializzati in soluzioni DAM per contenuti visuali.

In quasi 13 anni di attività abbiamo ascoltato migliaia di esigenze e risposto a milioni di domande da parte di clienti e prospect. Pensiamo sia arrivato il momento di mettere la nostra esperienza a disposizione di tutte le figure aziendali che vogliono sfruttare tutte le potenzialità che un archivio digitale ben gestito può offrire. Per questo cercheremo di fare chiarezza su diversi aspetti del digital asset management.

Nella nostra nuova rubrica, condivideremo con voi i quesiti più comuni che ci vengono posti quotidianamente. Nelle nostre “puntate” vi sveleremo tutti i segreti del DAM. Stay tuned!

Tutti i segreti del DAM – Puntata I

Benvenuti alla prima puntata di “Tutti i segreti del DAM”!

Oggi parliamo dei vantaggi di un digital asset management software rispetto ad altre modalità di archiviazione dei contenuti. Vorremmo farvi capire perchè dovreste usarlo, attraverso degli esempi concreti di situazioni piuttosto comuni in azienda.

D: La mia azienda utilizza diversi supporti per archiviare i contenuti digitali (pc, chiavette USB, hard disk esterni etc.). Abbiamo anche delle cartelle condivise sull’ intranet. Perchè dovremmo usare un software DAM?

R: Dovreste usare un DAM se volete un accesso sicuro ai vostri contenuti digitali.
Non avere la certezza di dove siano immagini, video e documenti aziendali è una situazione molto critica, rischiate seriamente di non trovare più i materiali di cui avete bisogno!
Ci vuole un unico repository, un archivio centralizzato con permessi d’accesso ben definiti per ogni utente per gestire in modo strategico l’asset digitale.

D: La mia azienda ha un archivio digitale organizzato con cartelle e sottocartelle condivise, con possibilità di stabilire i permessi di accesso. Perchè dovremmo usare un software DAM?

R: Dovreste usare un DAM se volete avere il pieno controllo sui vostri contenuti digitali, nel senso di avere la certezza di utilizzare quelli più aggiornati e sicuramente approvati dal management.
E’ vero che l’intranet aziendale permette di definire se un utente possa visualizzare i files di una cartella e se abbia il permesso o meno di aggiungere contenuti. Ma finisce lì.
Ti ritrovi con dei contenuti nuovi e non sai di preciso chi l’abbia caricato, sai solo che si tratta di qualcuno col permesso di farlo. Se l’utente si rende conto di aver fatto un errore e sostituisce il file, non viene segnalato in alcun modo agli utenti che magari hanno già prelevato e utilizzato quel contenuto.
Un software DAM tiene traccia di ogni attività che abbia a che fare con l’asset digitale. Gli utenti che hanno il permesso di visualizzare la reportistica possono sapere chi e in quale preciso istante si sia loggato nell’archivio centralizzato, abbia caricato un file, l’abbia cancellato, l’abbia ricaricato, abbia inviato un’email promozionale con quel contenuto… e tanto altro.

D: La mia azienda utilizza Google Drive e Dropbox per archiviare i contenuti digitali. Sono gratuiti e permettono anche di scambiarsi i file rapidamente. Perchè dovremmo usare un software DAM?

R: Dovreste usare un DAM se volete ottimizzare la ricerca dei file. E’ vero che questi servizi cloud gratuiti permettono di archiviare contenuti multimediali ed inviarli tramite un link, ma trovarli può rivelarsi molto arduo.
Vai a sapere se il tuo collega avrà rinominato un file come tu ti aspetti e se riuscirai a trovarlo. Si va a tentativi nell’inserimento di parole chiave in qualche modo legate a quello che stai cercando.
Una software DAM specializzato in contenuti visuali come MomaPIX, permette di indicizzare tutti i metadati associati alle immagini e ai video (titolo, didascalia, data, parole chiave, formato, categoria, credito, luogo, licenza etc.), abbattendo in modo sostanziale il tempo necessario per trovare il materiale che si sta cercando.

Nella prossima puntata approfondiremo le peculiarità del motore di ricerca di una soluzione di digital asset management rispetto a quelle di strumenti gratuiti come quelli già citati.